贵州遵义市局(公司)财务共享服务中心建设纪实
时间:2019-05-20 10:56

  近年来,“共享经济”成为社会大众耳熟能详的一个词语。如今,烟草行业也有了一个以“共享”为主题的业务模块——财务共享服务中心。

  贵州省遵义市烟草专卖局(公司)作为贵州省烟草专卖局(公司)的试点单位,于行业内先行先试,从2017年8月起开始探索建设财务共享服务中心,2018年5月正式上线运行。近一年来,财务共享服务中心建设为遵义市局(公司)财务工作带来了颠覆性的变化,为企业实现高质量发展提供了财务决策参考。

  “昨天的太阳晒不干今天的衣裳。”在大数据、互联网时代,传统职能式、行政化财务管理,仅仅提供标准化、格式化、固定式的财务管理服务,与新时期推动高质量发展所需的差异化、动态化、个性化财务管理服务需求不一致、不协调,需要重新定义和描述。

  遵义市局(公司)创新思维,提出建立“财务共享服务中心”的设想,采取平台共享、人员共享、标准共享、信息共享的思路,重新构建财务组织架构体系和功能模块,以集中资金支付、集中会计核算为核心,以共享服务为目标,推动财务管理从“职能型财务”向“功能型财务”转变。

  “共享服务中心相当于财务的‘服务内包’,就是把一些分散的、重复的、标准的基础会计工作比如会计核算、资金结算等,集中在一个中心处理,将财务人员从繁杂的基础工作中释放出来,集中关注高附加值的管理会计工作。”遵义市局(公司)副经理陈叶君说。

  遵义市局(公司)优化和升级全面预算在线审批系统、“树”型资金集中结算系统和会计核算实时处理系统,夯实财务自动化、智能化基础。

  同时,他们优化会计核算业务、资金结算业务的各个流程,统一“预算、核算、结算”标准,健全“会计核算、资金管理、财务报账稽核、附件扫描、全面预算管理”等5个标准,统一了323类报销事项的附件要求,统一了各类财务报账表单,完善了报销单数量标准、金额标准和作业量录入要素,从源头上保证了数据录入的完整性、一致性、可比性。

  在此基础上,遵义市局(公司)创建财务共享平台,建立一个自动化引擎,运用“系统融合、电子影像、电子档案、OCR(光学字符识别)、数据穿透、二维码扫描登录”六项技术,实现了“数据自动推送、报表实时展示、发票自动认证、风险及时预警、税利自动预测、核算自动体检”等六项智能化功能。

  线上的优化带来人员职能的变化。遵义市局(公司)在财务科设置财务共享服务中心,集成资产管理、预算报销、发票管理、物资管理、智能管控和系统管理功能。其中,会计稽核岗位的10名员工,利用信息化平台,承担起原来80人的工作量。

  “下属单位会计人员将各类票据拍照上传后,系统会自动识别、自动生成凭证,促使我们的工作效率大大提高。”共享服务中心会计稽核人员梁冬梅说。据悉,共享服务中心人均每天会计凭证处理量比之前增加了近8倍。

  如今,遵义市局(公司)大部分财务人员已经从过去繁重的会计稽核工作中解放出来,主要负责预算管理、资产资金管理、投入成本管理及数据管理服务等,初步实现了财务人员由核算型到管理型的转变。

  财务效率的提升,只是财务共享服务中心建设带来的一个成效。集成财务系统中的海量数据,依托大数据的分析技术,正日益成为遵义市局(公司)决策层的重要工作依据。

  “去年我们实现税利约30亿元,但这30亿元是怎样组成的、各项业务产生的财务数据是怎样的,过去需要一个个系统去查或者一张张报表去看。如今,只要轻轻点击鼠标,一张数据网络就会展现在面前,今后还会更深更细,一直到业务工作的末梢。”王泽煜说。

  共享服务中心的建设,实现了数据实时推送,可为管理部门提供对标指标,为决策层提供税利指标构成,为业务部门提供资金对账服务,财务报表提供周期从过去的30天缩减到1天。财务数据由封闭变为开放,由零散变为共享,有力地推动了职能归口部门加强业务管理,实现了财务业务的深度融合。

  2018年,遵义市局(公司)会计核算成本降至270.8万元,同比降低了1895.6万元(含人工成本),降幅88%;单张凭证处理成本降至51元/笔,同比减少了355元,减幅87%;资金收益大幅提升,降低资金营运成本约394万元,同比增加资金收益1196万元,增幅29%。

  在财务共享服务中心,遵义市局(公司)还建立完善了资金智能管控平台,通过优化结算流程,将分散在下属单位的14个银行账户收支的资金集中到市局(公司)1个账户下收支,减少资金占用,实现“钱生钱”。

  信息化平台的使用,也为遵义市局(公司)防范财务风险夯实了基础。比如,系统的无缝对接实现了卷烟销售资金的实时对账,差异实时预警可以有效防范卷烟销售资金损失风险;通过OCR技术进行自动扫描识别,可以有效防范重复报销风险。

  2018年,共享服务中心审核资金支付30760笔,因票据不规范、附件不齐全等原因驳回并补充完善后支付的共2822笔,有效防范了资金风险。

  “作为烟草行业的新鲜事物,财务共享服务中心的建设还需要不断研究完善。我们将借力大数据技术,使财务工作成为推动企业高质量发展的重要引擎。”遵义市局(公司)主要负责人朱忠彬说。